Программа для посуточной аренды коттеджей: как вести 3–20 домов без таблиц

Сценарий: шесть коттеджей в трёх местах

Условный пример. Владелец сдаёт 6 коттеджей в Подмосковье: два в посёлке у Истринского водохранилища, три под Дмитровом, один в Рузском районе. Дома на 6–12 человек, ночь стоит 12–25 тыс. ₽ в зависимости от дома и дня недели. Брони приходят с собственного сайта, с Авито, из WhatsApp и Telegram и по звонкам. В каждом посёлке своя уборщица, ключи лежат в кодовых ключницах у калитки.

Обычная неделя такого владельца в сезон:

• 14–18 броней, к каждой 3–5 переписок с теми, кто спросил и не забронировал;
• проверка таблицы перед каждым ответом «свободно ли на субботу в доме с баней»;
• реквизиты для предоплаты, ожидание скриншота перевода, сверка с банком;
• напоминание о доплате за день до заезда;
• инструкция по заезду и код ключницы каждому гостю вручную;
• сообщения трём уборщицам: где выезд, во сколько следующий заезд, сколько гостей и нужно ли бельё на доп. места;
• после выезда проверка, вернули ли залог, нет ли поломок, смена кода ключницы.

Всё это в одной голове и одном телефоне. Чем больше домов, тем выше шанс, что что-то потеряется.

«Excel + WhatsApp» против программы: часы и ошибки

Посчитаем неделю сезона для этих шести домов.

А ошибки в часах не видны, но стоят дороже всего.

Цифры условные и зависят от числа домов и каналов продаж. Но порядок величин узнаваемый: одна двойная бронь на майские праздники стоит больше, чем год работы в программе. Как предотвращать двойные брони и что делать, если она уже случилась, читайте в статье о двойном бронировании домика.

Календарь всех домов на одном экране

Шахматка это таблица, где строки обозначают дома, столбцы даты, а в клетках стоят брони. Для владельца нескольких коттеджей это главный экран. В Опушке шахматка открывается на 7, 14 или 30 дней, брони со всех каналов лежат в одной сетке, статус оплаты виден цветом: оплачено, ждёт оплаты, на проверке. Бронь можно перетащить на другой дом или даты. Ремонт и закрытые даты отмечены отдельно. Двойной брони не бывает: занятый дом не продаётся второй раз ни с сайта, ни вручную.

Дома в разных посёлках, которые продаются под одним названием и с одного сайта, живут в одной шахматке как отдельные строки: все коттеджи на одном экране, у каждой уборщицы свои задачи. Как устроить управление, если объектов действительно несколько, рассказали в статье об управлении несколькими объектами.

Брони с Авито или Суточно администратор заносит в шахматку вручную, это минута, и занятые даты сразу закрываются для продажи с сайта.

Ключи и самостоятельный заезд

У домов в разных посёлках владелец физически не может встретить каждого гостя. Поэтому заезд чаще всего самостоятельный: ключница с кодом у калитки или на двери.

Что нужно, чтобы это работало без звонков:

1. Инструкция для каждого дома. Адрес с точкой на карте, как проехать последний километр, где парковка, где ключница, как включить отопление и бойлер, где дрова, правила бани.
2. Код ключницы после полной оплаты. Гость получает инструкцию с кодом за день до заезда, когда остаток оплачен.
3. Смена кода после выезда. Задача для уборщицы или для вас: сменить код и записать новый.
4. Контакт на экстренный случай. Кто отвечает ночью, если что-то сломалось.

Инструкцию по заезду с кодом ключницы удобно держать шаблоном в быстрых ответах и отправлять из окна переписки. Подробно о ключницах, замках и текстах инструкций читайте в статье о самостоятельном заезде в домик.

Уборка в трёх посёлках

Уборка становится вторым узким местом. У каждого посёлка своя уборщица, и ей нужно знать три вещи: когда выезд, когда следующий заезд и сколько гостей приедет.

В Опушке выезд гостя автоматически создаёт задачу уборки. У горничной своя роль: она видит на телефоне свои задачи, но не видит финансы и чужие брони. Если в брони есть услуга (баня, дрова, детская кроватка), исполнитель получает её задачей. Владельцу не нужно писать трём людям в три чата: задачи появляются сами, а отметка о выполнении видна в кабинете.

Если уборщица работает на нескольких объектах, удобно договориться о времени: выезд до 12:00, заезд с 15:00, три часа на уборку и проверку. Для больших домов на 10–12 человек трёх часов может не хватить, тогда ставьте заезд с 16:00 или минимальный срок в две ночи, чтобы не убирать каждый день.

Ещё один частый источник ошибок связан с ранним выездом и поздним заездом. Гость уехал в 9 утра вместо 12, уборщица об этом не знает и приходит к полудню, хотя следующие гости просили заехать пораньше. Или наоборот: гость попросил поздний выезд до 15:00, а уборщице никто не сказал, и она стоит у закрытой двери. Когда время выезда и заезда меняется в брони, задача уборки должна сдвигаться вместе с ним, и исполнитель должен видеть это на телефоне. Тогда владельцу не нужно быть диспетчером для трёх посёлков сразу.

Если уборки сейчас координируются через три разных чата, их можно привязать к выездам.

Предоплата и залог

Для коттеджей посуточно обычная схема: предоплата 30–50 % при брони, остаток за 1–3 дня до заезда, залог за сохранность имущества при заезде или переводом.

Без программы владелец отслеживает это по выписке банка и памяти. С программой видно одним списком: кто внёс предоплату, кто не доплатил остаток, у кого заезд завтра. Кнопка «Напомнить» отправляет гостю ссылку на оплату в выбранный канал: Telegram, WhatsApp, СМС или почту. Предоплата идёт на вашу кассу (Робокасса или ЮKassa) или переводом по реквизитам: Опушка деньги у себя не держит.

Если гость платит картой или по ссылке, нужен кассовый чек по закону № 54-ФЗ. Обычно его выбивает онлайн-касса, подключённая к сервису оплаты. Самозанятые формируют чек в приложении «Мой налог».

Отдельно о залоге. Залог защищает от поломок и шумных компаний, но его возврат часто становится причиной споров и плохих отзывов. Пропишите в правилах бронирования, за что удерживается залог, в какой срок он возвращается и кто проверяет дом после выезда. Удобно, когда проверка входит в задачу уборщицы: она отмечает, всё ли в порядке, и только после этого владелец возвращает залог. Сколько брать и как не поссориться с гостем, читайте в статье о залоге за проживание.

Налоги и законность

Формат посуточной аренды определяет налоговый режим. Если вы физическое лицо и сдаёте жилые дома без дополнительных услуг, подходит налог на профессиональный доход: 4 % с доходов от физлиц, лимит 2,4 млн ₽ в год. Для 6 коттеджей по 15 тыс. ₽ за ночь этот лимит заканчивается быстро, примерно на 160 ночах на все дома. Если доход выше или вы продаёте баню, питание и мероприятия, понадобится ИП на УСН или патенте. Ставки УСН и стоимость патента устанавливают регионы, поэтому режим выбирайте с бухгалтером.

Отдельный вопрос касается классификации. Средства размещения по постановлению Правительства № 1951 должны быть в реестре, и площадки бронирования публикуют объявления только с номером записи. Применимость этого требования к сдаче отдельных жилых домов зависит от того, как оформлены дома и деятельность, поэтому разберите свой случай с юристом.

Как перейти с таблицы на программу

1. Выберите тихое время. Ноябрь или март. Переходить в июле значит учиться на полной загрузке.
2. Опишите каждый дом. Вместимость, цены по сезонам и дням недели, доплата за гостя, правила, инструкция по заезду.
3. Перенесите действующие брони со статусами оплаты. Сверьте с таблицей дважды.
4. Заведите исполнителей. Уборщица в каждом посёлке получает свою роль и свои задачи.
5. Подключите оплату: касса или реквизиты.
6. Поставьте модуль бронирования на сайт и проверьте путь гостя с телефона.
7. Две недели ведите параллельно. Если расхождений нет, таблицу можно закрывать.

Опушка забирает дома, цены, фото и правила с вашего сайта или из модулей RealtyCalendar, Bnovo, Суточно и других систем вместе с действующими бронями.

Если хотите посмотреть, как ваши дома, уборщицы и брони будут выглядеть в одном кабинете, оставьте заявку, и мы соберём его на ваших данных.

Частые вопросы