Шаблон · Бронирования
Журнал регистрации бронирований для гостиницы: рабочий CSV-шаблон
Готовый CSV-журнал бронирований: какие поля вести, как фиксировать статусы, оплаты и изменения без копирования лишних персональных данных гостя.
Рабочий артефакт
Скачайте CSV-журнал
Шаблон не содержит ФИО, телефона и платёжных реквизитов. Для связи с карточкой гостя используется внутренний ID; чувствительные данные остаются в разрешённой системе.
| Поле | Что фиксировать | Зачем |
|---|---|---|
| ID и канал | Внутренний идентификатор и источник заявки | Найти бронь без копирования контактов гостя |
| Заезд и выезд | Даты, число ночей и единиц размещения | Проверить фактическую ёмкость фонда |
| Сумма и предоплата | Итог брони, полученная сумма и срок остатка | Отделить обещание оплаты от подтверждённого поступления |
| Статус | Новая, ждём оплаты, подтверждена, отменена или закрыта | Понимать текущее состояние без чтения комментария |
| Следующее действие | Одна роль, конкретный срок и ожидаемый результат | Не потерять бронь между сменами |
| Доказательство | Ссылка на карточку, платёж или подтверждение в разрешённом контуре | Закрыть действие по факту |
- 01Заявка
Канал, даты и состав брони зафиксированы однозначно.
- 02Проверка
Доступность, цена и условия подтверждены в рабочем контуре.
- 03Статус
Ожидание, подтверждение или отмена имеют время и основание.
- 04Передача
Следующее действие назначено роли и закрывается доказательством.
Инструкция
Как вести журнал и не создать второй источник истины
Определите, где живёт мастер-запись. CSV подходит для старта, аварийного режима или контролируемой миграции, но не для параллельного постоянного учёта рядом с PMS.
- 1
Назначить владельца записи
Один сотрудник меняет статус, а следующая смена принимает только записи с понятным действием и сроком.
- 2
Фиксировать событие, а не пересказ
Записывайте подтверждённую сумму, статус и время изменения; переговоры остаются в карточке гостя или диалоге.
- 3
Сверять фонд и деньги раздельно
Подтверждение доступности не доказывает оплату, а платёж не заменяет корректные даты и состав брони.
- 4
Закрывать журнал регулярно
В конце смены проверяйте просроченные действия, незавершённые оплаты и брони без доказательства подтверждения.
Заполненный пример
Пример одной строки
Все данные демонстрационные; пример показывает структуру решения.
DEMO-2041 · прямой канал · 12–14 сентября · 1 дом · 18 000 ₽ · предоплата 9 000 ₽ получена · статус: подтверждена · следующее действие: отправить инструкцию до 10 сентября, 18:00 · владелец: администратор смены.
Ошибки и ограничения
Ошибки и границы шаблона
- Копировать контакты и данные карты
- Нельзя: контакты остаются в карточке гостя, реквизиты — в платёжном контуре.
- Использовать свободные статусы
- Согласуйте короткий закрытый словарь, иначе одинаковая бронь будет выглядеть по-разному у разных смен.
- Считать журнал бухгалтерией
- Шаблон контролирует операционный статус, но не заменяет чек, проводку и налоговый учёт.
- Подтверждать бронь по сообщению
- Сообщение гостю не доказывает доступность фонда или получение оплаты.
- Хранить две активные версии
- Назначьте один постоянный источник истины и завершите переходный файл в согласованную дату.