Перенос броней в новую программу: как базе отдыха переехать с Excel, тетради или Bnovo без потерь

Когда пора переезжать

Обычно базу отдыха к переезду подталкивает одно из событий:

• Первая двойная бронь. Два гостя с предоплатой приехали в один домик. Чаще всего это случается, когда брони приходят с сайта, Авито и по телефону, а шахматка ведётся в Excel или тетради.
• Рост числа домиков. До 5–6 домиков владелец держит всё в голове. С 8–10 уже нужна общая система, которую видят администраторы.
• Дорогая или неудобная программа. В системе нет бани и чана отдельными услугами, сложно с телефона, платить приходится за каждый модуль.
• Смена команды. Новый администратор не понимает, как устроены таблицы прежнего.

Какие функции обязательны и сколько стоят программы на рынке, мы разобрали в статье о том, как выбрать программу для базы отдыха.

Что переносить: список данных

Не всё одинаково важно. Разделите данные на три группы.

В каждой будущей брони должны быть поля:

• даты заезда и выезда, время, если согласовано особое;
• домик или категория домика;
• количество взрослых и детей, животные;
• полная стоимость и состав: проживание, баня, чан, доплата за гостя;
• внесённая предоплата и способ оплаты;
• остаток к оплате;
• имя и телефон гостя, канал связи;
• источник: сайт, Авито, площадка, телефон, повторный гость;
• особые договорённости: ранний заезд, скидка, детская кроватка.

Последний пункт теряют чаще всего. Обещание «поставим чан на субботу бесплатно» живёт в переписке, и при переезде его нет нигде.

Откуда переезжают: особенности каждого источника

Excel или Google Таблицы

Самый частый случай. Шахматка в таблице выглядит как цветные клетки: строка означает домик, столбец означает дату. Цвет означает статус, а сумма и телефон записаны в примечании или в соседнем листе. Программа такую таблицу напрямую не прочитает: сначала нужно превратить клетки в список броней, по одной строке на бронь.

Как перевести шахматку из таблицы в список, если у вас она устроена по нашему шаблону, мы описали в статье о шахматке бронирования в Excel.

Тетрадь или журнал

Тетрадь переносится вручную, и это нормально. Для базы на 10 домиков будущих броней на сезон обычно 30–150. Их можно перенабрать за вечер, если заранее договориться о порядке: идём по датам заезда, каждую бронь сверяем с перепиской и поступлениями на счёт.

Bnovo, RealtyCalendar, TravelLine и другие программы

Из программ брони выгружаются отчётом в таблицу. Проверьте, что в выгрузке есть все поля из списка выше, особенно внесённые суммы и комментарии. Отдельно выгрузите справочник гостей: в некоторых системах он хранится отдельно от броней.

Если программа подключена к площадкам бронирования, до переключения нужно понять, как вы будете получать новые брони с площадок. Если новая система не связана с площадкой напрямую, площадку закрывают для продаж на дни переезда или ведут её календарь вручную.

Брони с площадок бронирования

Отдельный случай: брони, пришедшие через площадки. Площадка часто передаёт объекту не все контакты гостя: бывает только имя, номер брони и сообщения через её чат, иногда подменный адрес почты. При переносе обязательно сохраните номер брони на площадке и способ связи через неё, иначе потом не найти, кому писать. Отдельно отметьте, кто принимает оплату: если гость платит площадке, в вашей системе бронь должна быть отмечена как оплаченная через площадку, чтобы администратор не попросил деньги второй раз.

В Опушку данные мы забираем сами: домики, цены, фото и правила с вашего сайта или из модулей RealtyCalendar, Bnovo, Суточно, Островка, WuBook, Twil. Действующие брони переносим вместе, продажи не останавливаются. Если ваша система другая или брони живут в таблице, напишите, с чего переезжаете, подскажем порядок.

План переезда по шагам

1. Составьте список всех мест, где живут брони. Таблица администратора, тетрадь, личный WhatsApp владельца, Авито, площадки, старая программа. Пропущенный источник становится главной причиной потерянных броней.
2. Сделайте копию всего «как есть». Сохраните выгрузку старой программы, сфотографируйте страницы тетради, скачайте таблицу с датой в названии. Эту копию не редактируйте.
3. Заполните справочник в новой системе. Домики, категории, цены по сезонам и выходным, услуги, правила предоплаты и отмены.
4. Перенесите будущие брони. По порядку дат заезда. Если брони у нескольких сотрудников, каждый переносит свои.
5. Сверьте. Об этом отдельный раздел ниже.
6. Назначьте день переключения. С этого момента новые брони принимаются только в новой системе.
7. Переключите каналы. Модуль бронирования на сайте, ссылки в мессенджерах и соцсетях, календари на площадках.
8. Два-три дня двойного контроля. Старую систему не закрывайте сразу: проверяйте, не пришла ли туда бронь по старой ссылке.
9. Закройте старую систему после окончания периода проверки. Выгрузку сохраните минимум на год.

Как сверить брони после загрузки

Загрузить брони значит сделать полдела. Нужно доказать, что каждая из них оказалась на месте с правильными данными.

Хороший признак: в новой шахматке нет ни одного наложения. Если два гостя оказались в одном домике на одну дату, это либо ошибка переноса, либо двойная бронь, которая была и в старой системе. Во втором случае лучше узнать о ней сейчас, чем в пятницу вечером.

Персональные данные гостей при переезде

Брони содержат имена, телефоны, иногда паспортные данные. Это персональные данные, и их обработка регулируется законом № 152-ФЗ «О персональных данных». При переезде важно:

• переносить данные в систему, которая хранит их на серверах в России: по закону сбор и хранение персональных данных граждан РФ должны идти с использованием баз данных на территории страны;
• не пересылать выгрузки с паспортами в общих чатах и личной почте;
• после переезда удалить лишние копии на флешках и личных компьютерах;
• проверить, что согласие на обработку данных и политика на сайте соответствуют новой системе.

Как оформить согласие гостя при онлайн-бронировании, мы разобрали в статье о согласии на обработку персональных данных при бронировании.

Почему нельзя «потерять» бронь

По Правилам предоставления гостиничных услуг (постановление № 1912), договор считается заключённым с момента, когда гость получил подтверждение брони. Если бронь подтверждена и гость внёс предоплату, а при переезде её потеряли и продали домик другому, объект нарушает договор. Отказаться от него исполнитель может, только возместив гостю убытки. На практике это значит: срочно искать гостю замену, возвращать деньги и получать плохой отзыв.

Когда переезжать: выбор дня и сезона

Лучшее время: межсезонье, то есть конец октября и ноябрь или конец марта и апрель. Броней мало, администраторы свободнее, ошибку можно исправить без паники.

Лучший день недели: вторник или среда. Выходные гости уже выехали, новые заезжают в пятницу. Есть два дня на проверку.

Худшее время: июнь–август, новогодние праздники и неделя перед майскими. Если переезд неизбежен в сезон, делайте его ночью со вторника на среду и держите старую систему открытой на просмотр неделю.

Условный пример: переезд базы на 14 домиков

Условный пример. База отдыха на 14 домиков под Казанью ведёт шахматку в Google Таблицах, часть броней приходит с Авито, часть через площадку, остальные по телефону и в WhatsApp. Переезд в начале ноября.

Итого около 10 часов работы за два дня плюс три дня контроля. При сверке нашлись 2 брони без контакта гостя и 1 наложение на новогодние даты. Его решили заранее, предложив гостю соседний домик со скидкой. Цифры условные, но порядок величин типичный.

Частые ошибки при переезде

• Редактировать единственную копию. Исходную таблицу правят поверх, и потом не понять, что было до переезда.
• Забыть про личные договорённости. Владелец принял бронь в своём WhatsApp и не записал. Гость приезжает, брони нет.
• Переключиться в пятницу. Ошибка всплывает при заезде, когда исправлять поздно.
• Не закрыть старый канал. Ссылка на старый модуль осталась в шапке сообщества ВКонтакте или на Яндекс Картах, и через неделю туда приходит бронь, которую никто не видит.
• Переносить всю историю за пять лет до переключения. Это задерживает переезд. Сначала будущие брони, история потом.

Если хотите переехать без остановки продаж, оставьте заявку: соберём кабинет из вашего сайта, перенесём домики, цены и действующие брони и покажем, как всё выглядит в шахматке.

Частые вопросы