Коротко
- Шахматка показывает занятость домиков по датам на одном экране. Это главный инструмент администратора, в таблице или в программе.
- Наш шаблон на 10 домиков считает загрузку каждого дня, каждого домика, месяца, а также отдельно выходных и будней.
- Одна проданная ночь занимает одну клетку. День выезда не закрашивается, иначе загрузка завышается и домик кажется занятым, когда он свободен.
- Excel не защищает от двойной брони: если двое смотрят в таблицу одновременно, оба видят «свободно».
- Пять признаков, что таблица больше не справляется: несколько каналов, несколько человек, брони с сайта, частичные оплаты и ошибки дважды за сезон.
Что такое шахматка и зачем она базе отдыха
Название «шахматка» пошло от сходства с шахматной доской: это сетка, где каждая клетка означает пересечение домика и даты. Администратор смотрит на неё перед каждым ответом гостю «есть ли домик на субботу» и видит ответ за секунду. Владелец видит, насколько загружены ближайшие недели и где провалы.
Для базы отдыха шахматка особенно важна: домики разные по вместимости и цене, спрос сосредоточен на выходных и праздниках, а одна ошибка на майских праздниках означает семью, которая ехала два часа зря.
Шахматку можно вести в тетради, в Excel или Google Таблицах, или в программе для бронирований. Таблица даёт бесплатный и понятный первый шаг. Важно вести её по правилам и понимать её пределы.
Шаблон шахматки на 10 домиков: скачать
Скачать шаблон шахматки бронирования (.xlsx). Он работает в Excel, Google Таблицах и Numbers.
В шаблоне три листа:
- «Как пользоваться»: короткая инструкция.
- «Шахматка»: сетка на 10 домиков и 31 день. В клетке C1 указываете первое число месяца, даты пересчитываются сами, а в коротких месяцах лишние столбцы остаются пустыми и не входят в загрузку. Пятницы и субботы выделены цветом. Справа видно число проданных ночей и загрузку каждого домика, снизу занятость и загрузку каждого дня, под сеткой загрузку месяца, выходных и будней.
- «Брони»: список броней с полями: номер, гость, телефон, домик, заезд, выезд, ночи, гости, сумма, предоплата, остаток, статус, канал. Ночи и остаток считаются формулами, статус и канал выбираются из списка.
Какие формулы внутри
Формулы простые, их легко проверить и переделать под себя.
| Что считает | Формула для строки домика или столбца дня | Как работает |
|---|---|---|
| Ночей продано у домика | =СЧЁТЗ(B4:AF4)-СЧЁТЕСЛИ(B4:AF4;"Р") |
Считает заполненные клетки, исключая отметки ремонта «Р» |
| Загрузка домика за месяц | Проданные ночи ÷ (дней в месяце − ночи ремонта) | Ремонт не портит загрузку |
| Занято домиков в день | =СЧЁТЗ(B4:B13)-СЧЁТЕСЛИ(B4:B13;"Р") |
Сколько домиков продано на дату |
| Загрузка дня | Занято ÷ (10 − закрыто на ремонт) | Видно провалы по дням |
| Загрузка месяца | Все проданные ночи ÷ (10 × дней в месяце − ночи ремонта) | Главная цифра месяца |
| Загрузка выходных | Проданные ночи пятниц и суббот ÷ доступные ночи пятниц и суббот | Служебная строка с функцией ДЕНЬНЕД отмечает пятницы и субботы |
| Загрузка будней | То же для дней с воскресенья по четверг | Показывает, где резерв |
Загрузка выходных и будней даёт самые полезные цифры шаблона. Средняя загрузка месяца 55 % может означать 95 % в выходные и 40 % в будни. Это разные задачи: в первом случае можно поднимать цену субботы, во втором продавать будни. Как считать загрузку, среднюю цену ночи и RevPAR, разобрано в статье о загрузке базы отдыха.
Правила ведения шахматки в Excel
Таблица работает, пока все, кто её заполняет, следуют одним правилам. Запишите их и повесьте рядом с компьютером администратора.
- Одна ночь, одна клетка. Гость с 7 по 9 число занимает клетки 7 и 8. День выезда свободен для следующего заезда.
- В клетке пишите номер брони или фамилию. Подробности (телефон, сумма, предоплата) храните на листе «Брони». В шахматке только то, что нужно для ответа «свободно или нет».
- Ремонт и закрытые даты отмечайте «Р». Такие клетки не считаются проданными и не входят в загрузку.
- Сначала шахматка, потом подтверждение. Перед тем как сказать гостю «да», откройте таблицу и проверьте клетку. После подтверждения сразу запишите.
- Один ответственный за запись. Если брони принимают двое, договоритесь, кто вносит, или проверяйте друг друга в конце дня.
- Предварительную бронь отмечайте другим цветом. Пока нет предоплаты, бронь отмечается, например, жёлтым. Если предоплата не пришла в срок, клетку очищают.
- Не удаляйте отменённые брони с листа «Брони». Ставьте статус «Отмена», так видна история и сумма возврата.
- Копия раз в неделю. Сохраните файл с датой в названии. Если что-то испортилось, есть к чему вернуться.
В Google Таблицах можно защитить лист от случайного изменения формул. Как это сделать, описано в справке Google о защите листов, а все изменения файла видны в истории версий. Это помогает разобраться, кто стёр бронь, но не предотвращает ошибку.
Как доработать шаблон под себя. Если домиков больше десяти, вставляйте новые строки внутри сетки, между первым и последним домиком, тогда формулы загрузки дня подхватят их сами. Число домиков в формулах загрузки дня поменяйте на своё. Баню и чан можно добавить отдельными строками под домиками, но в загрузку проживания их лучше не включать: у них почасовая логика. Для каждого месяца удобно копировать лист «Шахматка» и менять дату в C1, так сохраняется история года по месяцам.
Условный пример: что показывает шаблон за месяц
Условный пример. База отдыха на 10 домиков под Казанью, ноябрь. В шахматке за месяц заполнено 132 клетки, домик №7 закрыт на ремонт печи на 5 ночей.
| Показатель | Значение | Как получилось |
|---|---|---|
| Доступно ночей | 300 − 5 = 295 | 10 домиков × 30 дней минус ремонт |
| Продано ночей | 132 | Заполненные клетки без «Р» |
| Загрузка месяца | 45 % | 132 ÷ 295 |
| Загрузка пятниц и суббот | 84 % | 67 из 80 ночей |
| Загрузка будней | 30 % | 65 из 215 доступных ночей, ремонт пришёлся на будни |
| Самый загруженный домик | №1 с баней: 19 ночей, 63 % | Строка домика |
| Самый пустой домик | №9 у дороги: 7 ночей, 23 % | Строка домика |
Что видно. Выходные почти полные, и цену пятницы и субботы в декабре можно поднимать. Будни загружены меньше чем на треть. Здесь резерв, о нём подробно в статье как загрузить базу отдыха в будни. Домик у дороги продаётся втрое хуже домика с баней: стоит пересмотреть его цену или описание. Всё это шаблон показывает сам, без ручных подсчётов.
Где Excel перестаёт работать: 5 признаков
Таблица состоит из клеток, которые кто-то должен заполнить вовремя. Она не знает о бронях, которые ещё не записаны, и не мешает записать вторую бронь поверх первой. Пока брони редкие и их принимает один человек, это не проблема. Вот признаки, что таблица уже не справляется.
1. Брони приходят из трёх и больше каналов. Сайт, Авито, мессенджеры, звонки. Каждую бронь нужно переписать вручную, и между приходом брони и записью есть окно, в которое домик продают второй раз.
2. Таблицу заполняют двое и больше. Администратор и владелец, два администратора в разные смены. Оба смотрят в таблицу одновременно, оба видят «свободно».
3. На сайте есть онлайн-бронирование. Брони с сайта приходят письмом или в мессенджер, а в шахматку их переносят, когда дойдут руки. В выходные к понедельнику.
4. Гости платят частями. Предоплата, доплата перед заездом, баня на месте, залог. На листе «Брони» это превращается в колонки, которые никто не успевает обновлять, и доплаты теряются.
5. Ошибка случилась дважды за сезон. Двойная бронь, забытая уборка, недобранная доплата. Один раз можно списать на случайность, два раза говорят о свойстве системы учёта.
Если совпали два признака и больше, таблица обходится дороже программы: одна двойная бронь на праздники стоит больше, чем год онлайн-шахматки. Подробнее о том, какие функции нужны в программе, читайте в чек-листе 12 функций программы учёта бронирований.
Чем онлайн-шахматка отличается от Excel
| Задача | Шахматка в Excel | Онлайн-шахматка |
|---|---|---|
| Двойная бронь | Возможна, если двое смотрят одновременно | Занятый домик нельзя продать второй раз |
| Брони с сайта | Переписывать вручную | Встают в сетку сами |
| Перенос брони на другой домик | Вырезать и вставить, проверить формулы | Перетащить мышью |
| Статус оплаты | Цвет клетки, если не забыли | Меняется после оплаты |
| Работа с телефона | Неудобно | Интерфейс для телефона |
| Кто что изменил | История версий, искать долго | Журнал изменений по брони |
| Уборка после выезда | Отдельный список вручную | Выезд создаёт задачу горничной |
| Стоимость | 0 ₽ | От 1 000 ₽ в месяц |
В Опушке шахматка открывается на 7, 14 или 30 дней. Брони с сайта, из мессенджеров и звонков лежат в одной сетке, статусы оплаты видны цветом: оплачено, ждёт оплаты, на проверке. Бронь перетаскивается мышью, ремонт и закрытые даты отмечаются отдельно, баня и чан идут отдельными строками. Двойных броней нет. Брони с Авито и Суточно администратор заносит в сетку вручную, это минута.
Если шахматка в Excel уже трещит, перенос в онлайн-шахматку занимает вечер: домики, цены и действующие брони.
Как перейти из Excel в онлайн-шахматку
- Выберите тихое время. Будни межсезонья, когда броней мало.
- Подготовьте данные. Список домиков с вместимостью, цены по сезонам и дням недели, правила заезда, предоплаты и отмены.
- Выгрузите будущие брони с листа «Брони»: даты, домик, сумма, предоплата, статус.
- Перенесите и сверьте. Каждая бронь в новой шахматке должна совпасть с клетками в Excel.
- Неделю ведите параллельно. Новые брони вносите в оба места и сверяйте в конце дня.
- Закройте Excel для записи. Оставьте файл как архив, а новые брони ведите только в онлайн-шахматке.
Опушка забирает домики, цены, фото и правила с вашего сайта или из модулей других систем (RealtyCalendar, Bnovo, Суточно, Островок, WuBook, Twil) вместе с действующими бронями, поэтому продажи на время переезда не останавливаются. Если шахматка сейчас живёт в Excel, брони с листа «Брони» переносим вместе с домиками и ценами.
Персональные данные в таблице
Лист «Брони» с именами и телефонами гостей содержит персональные данные по закону № 152-ФЗ. Хранить их в таблице можно, но доступ должен быть только у тех, кому он нужен по работе, а гость должен дать согласие на обработку данных при бронировании. Google-таблица, открытая по ссылке «для всех, у кого есть ссылка», и файл на общем компьютере ресепшен с этим плохо сочетаются. Минимум: доступ по приглашению конкретным людям и удаление доступа у сотрудников, которые ушли.
Если хотите посмотреть, как ваша шахматка будет выглядеть онлайн, оставьте заявку, перенесём домики и брони и покажем на ваших данных.
Частые вопросы
Как сделать шахматку бронирования в Excel самому?
В строках домики, в столбцах даты месяца, в клетках номер брони или фамилия гостя. Добавьте справа формулу СЧЁТЗ по строке, чтобы видеть проданные ночи домика, а снизу по столбцу, чтобы видеть занятость дня. Проще взять готовый шаблон выше и переименовать домики под себя.
Закрашивать ли день выезда в шахматке?
Нет. Одна клетка равна одной ночи, поэтому гость с 7 по 9 число занимает клетки 7 и 8. День выезда свободен для следующего гостя. Если закрашивать и день выезда, загрузка завышается, а домик кажется занятым, когда его можно продать.
Подойдёт ли шаблон для Google Таблиц?
Да. Загрузите файл в Google Диск и откройте в Google Таблицах, формулы и выделение выходных сохранятся. Удобство Google Таблиц в доступе с нескольких устройств, но защиты от двойной брони это не даёт.
Можно ли вести в Excel шахматку на 30 домиков?
Технически да, но на практике при 30 домиках брони идут из нескольких каналов и их принимают несколько человек. Это как раз те условия, при которых таблица перестаёт защищать от ошибок. Для такого объекта онлайн-шахматка окупается быстро.
Сколько стоит онлайн-шахматка?
В 2026 году от 1 000 до нескольких тысяч рублей в месяц, в зависимости от системы и числа домиков. В Опушке шахматка входит в подписку 1 500 ₽ в месяц вместе с модулем бронирования, оплатами и AI-управляющим, плюс 1 % комиссии площадки. Первые 14 дней бесплатно.
Как вести шахматку в Excel вдвоём?
Договоритесь, кто вносит брони, и проверяйте клетку перед каждым подтверждением гостю. Файл должен быть один, в общем доступе (в Google Таблицах или облаке), никаких копий на разных компьютерах. В конце дня сверяйте шахматку с перепиской. Если ошибки всё равно случаются, это сигнал переходить в онлайн-шахматку.
