Коротко
- Групповой запрос, удержанные домики и оплаченная бронь это три разных состояния. Считать запрос проданными домиками нельзя.
- Удержание домиков без предоплаты делают на короткий срок с точной датой и временем. После срока домики возвращаются в продажу.
- Список заселения (кто в каком домике) фиксируют за 3–7 дней до заезда, дальше изменения только через одного ответственного со стороны группы.
- Проживание, баня, питание и личные расходы гостей считают раздельно: их часто оплачивают разные люди.
- Группа на 10+ домиков занимает почти весь объект. Решение «брать или нет» принимают, сравнив с тем, что продалось бы в розницу.
Что считать групповой бронью
Для небольшой базы отдыха групповая бронь начинается с 3–4 домиков на одни даты от одного заказчика. Типичные группы:
- Корпоративный выезд: компания на 20–60 человек на 1–2 ночи, часто с питанием и программой.
- Семейное событие: юбилей, свадьба, выпускной: гостей расселяют по домикам, на территории банкет.
- Компания друзей: 3–6 домиков на выходные, один человек собирает деньги с остальных.
- Спортивная или учебная группа: тренировочные сборы, выезд клуба, мастер-класс.
Как находить и продавать корпоративных клиентов, какие пакеты им предлагать и сколько брать, мы разобрали в статье о продаже корпоративов на базе отдыха. Здесь разберём операционную часть: что делать, когда группа уже пришла с запросом.
Пять этапов групповой брони
Главная ошибка в том, чтобы одним словом «группа» называть и предварительный запрос, и удержанные домики, и оплаченное проживание. Эти состояния по-разному влияют на то, можно ли продавать домики другим, сколько денег ждать и что готовить персоналу.
| Этап | Что уже известно | Что ещё не факт | Следующий шаг |
|---|---|---|---|
| Запрос | Даты и примерное число гостей | Количество домиков, деньги | Проверить свободные домики, отправить предложение |
| Удержание | Домики отложены до конкретной даты и часа | Решение заказчика, оплата | Получить решение или вернуть домики в продажу |
| Подтверждение | Количество домиков, цена, график оплаты, условия отмены | Кто в каком домике | Получить предоплату и список заселения |
| Список заселения | Гости распределены по домикам | Опоздания, замены | Передать смене все детали |
| Расчёт | Фактическое проживание и услуги | Всё известно | Сверить деньги, закрыть бронь |
Запрос
Первым делом уточните у заказчика:
- Даты заезда и выезда, время приезда группы.
- Количество взрослых и детей, нужны ли отдельные домики для руководства или семей.
- Питание: завтраки, обед, банкет, свой повар или ваш.
- Баня, чан, беседки, площадка для мероприятия, мангалы.
- Транспорт: приедут на автобусе или своими машинами, сколько мест на парковке.
- Кто принимает решение и кто платит: компания, организатор, каждый гость сам.
- Нужны ли закрывающие документы для юрлица: договор, счёт, акт.
Последние два пункта часто выясняют слишком поздно, когда группа уже заехала.
Удержание домиков
Заказчику нужно время, чтобы согласовать даты и бюджет, а вам нужно не потерять розничных гостей. Поэтому домики под группу откладывают на короткий срок без оплаты: обычно 2–5 дней, в высокий сезон 1–2 дня. Срок фиксируют с датой и часом: «держим 12 домиков до четверга, 18:00». После этого времени домики возвращаются в продажу, если нет предоплаты.
В шахматке удержанные домики должны быть видны отдельным статусом, чтобы администратор не продал их по телефону и не держал бесконечно.
Подтверждение и предоплата
Подтверждение означает письменное согласие с ценой, составом услуг, графиком оплаты и условиями отмены. Для корпоративного клиента обычно заключают договор, для частной компании хватает подтверждения в переписке и оплаты по ссылке.
Типичный график оплаты группы:
- 30–50 % при подтверждении;
- остаток за 7–14 дней до заезда;
- допуслуги на месте по факту.
Обязательно пропишите, что будет, если группа уменьшится. Частая формула: уменьшение до 10–20 % без штрафа за 14 дней до заезда, дальше оплачиваются забронированные домики.
Условия отмены для группы: что говорит закон
Для частных гостей действуют Правила предоставления гостиничных услуг (постановление № 1912): при отказе до дня заезда плата возвращается полностью, при опоздании, незаезде или несвоевременной отмене можно удержать плату не более чем за сутки. Потребитель вправе отказаться от договора в любое время, оплатив фактически понесённые исполнителем расходы.
Если заказчик является компанией, к договору применяется Гражданский кодекс. По статье 782 ГК РФ заказчик вправе отказаться от договора оказания услуг при условии оплаты исполнителю фактически понесённых расходов. Поэтому в договоре с юрлицом стоит заранее перечислить, какие расходы вы понесёте при отмене: закупка продуктов, предоплата подрядчикам (ведущий, кейтеринг, автобус), отказ другим гостям на эти даты. Условия, которые вы хотите применить, согласуйте с юристом.
Подробнее про формулировки правил отмены есть в статье о правилах отмены бронирования базы отдыха.
Список заселения: кто в каком домике
Список заселения представляет собой таблицу, где для каждого домика указаны гости, их количество и особенности. Его присылает организатор группы.
Что должно быть в списке:
- номер или название домика;
- ФИО всех гостей, включая детей, для регистрации при заезде;
- контакт одного гостя в каждом домике;
- особые пожелания: дополнительная кровать, детская кроватка, животные, аллергии;
- кто оплачивает личные расходы этого домика.
Срок: за 3–7 дней до заезда. После этого изменения принимаются только от одного ответственного со стороны группы и записываются: кто кого заменил и когда. Если список приходит в день заезда, администратор тратит час на расселение у ворот, пока автобус ждёт.
При заселении каждый гость предъявляет документ, удостоверяющий личность: этого требуют правила гостиничных услуг. Если в группе есть иностранцы, объект уведомляет миграционную службу о прибытии в течение одного рабочего дня. Как организовать регистрацию большого потока, разобрано в статье о регистрации гостей.
Как вести группу в шахматке
Группа в шахматке состоит из нескольких броней, связанных одним заказчиком. Важно, чтобы:
- все домики группы были видны на одних датах и отличались от розничных броней;
- у каждой брони была ссылка на общего заказчика и общий счёт;
- баня, чан, беседка на время группы стояли отдельными строками, чтобы их не продали другим гостям;
- задачи персоналу (уборка, топка бани, сервировка) создавались под конкретное время.
В Опушке брони со всех каналов видны в одной шахматке, услуги отдельными строками, статусы оплаты цветом. Домики можно перетащить мышью, если группа попросила поменять расселение, а двойная бронь исключена.
Условный пример: корпоративный выезд на 12 домиков
Условный пример. База отдыха на 14 домиков под Тюменью. Компания из 38 человек хочет приехать в пятницу вечером и уехать в воскресенье днём в начале сентября. Нужны 12 домиков на 3–4 человека, банкет в субботу, баня и чан на весь вечер субботы.
| Позиция | Расчёт | Сумма, ₽ |
|---|---|---|
| Проживание | 12 домиков × 2 ночи × 8 500 ₽ (цена выходных среднего сезона) | 204 000 |
| Скидка за группу | 7 % от проживания | −14 280 |
| Банкет | 38 человек × 3 000 ₽ | 114 000 |
| Баня и 2 чана на вечер субботы | Пакет 6 часов | 30 000 |
| Завтраки на 2 дня | 38 × 2 × 600 ₽ | 45 600 |
| Итого по договору | 379 320 | |
| Предоплата 50 % | При подтверждении | 189 660 |
| Остаток | За 10 дней до заезда | 189 660 |
Что важно в этом примере:
- Сравнение с розницей. В начале сентября в выходные у базы обычно занято 8–10 домиков из 14. Группа гарантирует 12 домиков и банкет. Даже со скидкой 7 % это выгоднее, чем рассчитывать на розницу.
- Два свободных домика. Их можно продавать розничным гостям, но предупредите их, что на базе будет корпоратив. Или предложите заказчику выкупить объект целиком.
- Сроки. Удержание 3 дня без оплаты, предоплата до конца третьего дня. Список заселения за 5 дней до заезда.
- Личные расходы. Напитки в баре и дополнительный прокат гости оплачивают сами, отдельно от счёта компании.
Цифры условные, подставьте свои цены и состав группы.
Особые случаи
| Ситуация | Риск | Что делать |
|---|---|---|
| Состав группы меняется до последнего дня | Пустые домики или нехватка мест | Срок фиксации списка и правило уменьшения в договоре |
| Платят разные люди: компания за проживание, гости за бар | Спор при выезде, кто за что должен | Разделить счета до заезда, предупредить гостей |
| Группа просит удержать домики на праздники без оплаты | Потеря розничных броней по высокой цене | Короткое удержание без оплаты или предоплата по договору с перечнем расходов при отмене |
| Список приходит в день заезда | Очередь у ворот, ошибки в расселении | Распределить домики самим по количеству и выдать организатору |
| Шум и нарушение правил | Жалобы других гостей, ущерб | Правила проживания в договоре, залог, контакт ответственного |
Шумные компании заслуживают отдельного разговора. Как прописать правила, штрафы и действовать ночью, мы разобрали в статье о шумных гостях на базе отдыха.
Чек-лист перед заездом группы
- Количество домиков и даты записаны, удержание снято или переведено в подтверждённую бронь.
- Предоплата получена, остаток оплачен или известен срок.
- Цена проживания и услуг записана раздельно.
- Список заселения получен, дубли и пустые места проверены.
- Баня, чан, беседки, площадка закрыты от продажи другим гостям на нужное время.
- Повар и официанты знают меню, количество гостей и время.
- Горничные знают, какие домики готовить и к какому часу, где нужны дополнительные кровати.
- Ответственный со стороны группы и его телефон есть у администратора смены.
- Правила проживания, тишины и пользования баней отправлены организатору.
- После выезда сверены фактические домики, услуги, ущерб и личные расходы.
Если хотите посмотреть, как группа на несколько домиков выглядит в шахматке рядом с розничными бронями, оставьте заявку, и мы покажем на ваших домиках.
Частые вопросы
С какого количества домиков бронь считается групповой?
Единого правила нет. Небольшие базы считают группой 3–4 домика от одного заказчика на одни даты, крупные от 5–10. Важен смысл: если бронь занимает заметную часть объекта и требует отдельных условий, ведите её как групповую.
Давать ли скидку группе?
Обычно 5–15 % на проживание, если группа приходит на будни или в низкий сезон и берёт допуслуги. На летние выходные и праздники скидка часто не нужна: эти даты продаются и в розницу. Сравните выручку от группы с тем, что продалось бы без неё.
Сколько держать домики под группу без оплаты?
От 1 до 5 дней с точной датой и часом. Чем выше спрос на даты, тем короче срок. После срока без предоплаты домики возвращаются в продажу, и заказчика об этом предупреждают заранее.
Как быть, если группа уменьшилась перед заездом?
Действуйте по условиям, которые согласовали при подтверждении. Частый вариант: уменьшение на 10–20 % без штрафа за 14 дней до заезда, позже оплачиваются забронированные домики. Для частных гостей при опоздании или незаезде правила разрешают удержать плату не более чем за сутки.
Нужен ли договор с компанией на корпоратив?
Да, если платит юрлицо. В договоре фиксируют даты, домики, услуги, цену, график оплаты, условия уменьшения группы и отмены, правила проживания и ответственность за ущерб. Компании также понадобятся счёт и акт для бухгалтерии.
