Коротко
- Управленческий учёт отвечает на вопросы владельца: сколько заработали в июле, какой домик приносит больше, во что обходится баня. Налоговая книга учёта на них не отвечает.
- Доходы записывайте по дате поступления денег, с разбивкой на проживание и услуги, домик и канал продаж.
- Расходы делите на постоянные и переменные. Постоянные идут двенадцать месяцев, даже когда база стоит пустая.
- Таблица ломается в четырёх местах: несколько человек вносят оплаты, оплаты частями, наличные на месте, больше 100 броней в месяц.
- Программа для броней не заменяет бухгалтерию, но закрывает самое уязвимое место: связь «бронь → предоплата → доплата».
Зачем базе отдыха управленческий учёт
У базы отдыха есть два вида учёта. Налоговый обязателен: например, книга учёта доходов и расходов (КУДиР) на упрощёнке, её ведут по форме Минфина, о правилах и сроках написано на странице ФНС об упрощённой системе налогообложения. Управленческий нужен владельцу: он показывает, где база зарабатывает и где теряет.
Налоговый учёт не ответит на вопросы, которые важны для решений:
- Какой месяц убыточный и на сколько?
- Какие домики загружены, а какие стоят?
- Окупается ли баня с учётом дров, воды и работы истопника?
- Сколько съедают комиссии площадок?
- Хватит ли денег пережить зиму?
Для этого нужна своя таблица с понятной структурой. Её можно вести самому за 15–20 минут в неделю, если вносить оплаты сразу.
Структура учёта: что записывать
Доходы
Каждое поступление денег записывается одной строкой. Записывайте по дате, когда деньги пришли. Так учёт совпадает с банком и кассой.
| Поле | Пример | Зачем |
|---|---|---|
| Дата оплаты | 12.07.2026 | Совпадает с выпиской банка |
| Бронь или гость | Иванов, 18–20.07 | Связь с бронью, чтобы найти доплату |
| Домик или услуга | Домик 3 / Баня | Доходность по домикам и услугам |
| Статья | Проживание, баня и чан, питание, прокат | Структура выручки |
| Канал | Сайт, Авито, мессенджеры, повторный гость | Откуда приходят деньги |
| Способ оплаты | Касса онлайн, перевод, терминал, наличные | Сверка с банком и кассой |
| Сумма | 7 500 ₽ | |
| Ночей | 2 | Средняя цена ночи и загрузка |
Расходы
Каждый платёж записывается одной строкой со статьёй и отметкой, постоянный он или переменный.
| Статья | Тип | Комментарий |
|---|---|---|
| Зарплаты и налоги с них | Постоянный | Администратор, горничные, истопник, охрана |
| Электричество, газ | Постоянный, растёт зимой | Отопление домиков, главная зимняя статья |
| Вода, вывоз мусора, обслуживание септика | Постоянный | |
| Аренда земли, налог на имущество | Постоянный | |
| Бельё, прачечная | Переменный | Растёт с загрузкой |
| Расходники и хозтовары | Переменный | Средства для уборки, туалетная бумага, мыло |
| Дрова, уголь | Переменный | Баня и печи |
| Ремонт и обслуживание | Смешанный | Плановый ремонт весной и осенью |
| Реклама | Смешанный | Директ, VK, Авито |
| Комиссии площадок | Переменный | 15–20 % от броней через площадки |
| Эквайринг и касса | Переменный | Процент сервиса оплаты и обслуживание кассы |
| Программы и связь | Постоянный | Интернет, телефония, программа для броней |
| Продукты для кухни | Переменный | Если есть питание |
| Налог | Переменный | УСН или патент |
Помесячный свод
Свод собирает доходы и расходы по месяцам и считает показатели:
- Выручка по статьям и всего.
- Расходы по статьям и всего.
- Прибыль и рентабельность, то есть прибыль, делённая на выручку.
- Проданные ночи и загрузка: проданные ночи, делённые на число домиков, умноженное на дни месяца.
- ADR: средняя цена проданной ночи: выручка от проживания, делённая на проданные ночи.
- Доля допуслуг: сколько выручки дают баня, чан, питание и прокат.
Как считать загрузку и среднюю цену ночи, подробно разобрано в статье о загрузке, ADR и RevPAR.
Шаблон учёта: скачать
Мы собрали шаблон в Excel по этой структуре: скачать шаблон учёта базы отдыха (.xlsx).
В шаблоне пять листов:
- «Как пользоваться»: короткая инструкция.
- «Справочник»: ваши домики, услуги, статьи доходов и расходов, каналы. Списки в остальных листах подтягиваются отсюда.
- «Доходы»: одна оплата в строке, выпадающие списки для домика, статьи, канала и способа оплаты.
- «Расходы»: один платёж в строке со статьёй и типом.
- «Свод по месяцам»: выручка, расходы, прибыль, рентабельность, проданные ночи, загрузка, ADR и доля допуслуг за каждый месяц. Укажите год и число домиков, остальное считается формулами.
Шаблон рассчитан на управленческий учёт. КУДиР для налоговой ведите отдельно по установленной форме или в бухгалтерском сервисе.
Расчёт на условной базе: что показывает свод
Условный пример. База отдыха на 6 домиков под Нижним Новгородом, работает круглый год. Цена ночи 6 000 ₽ в будни и 9 000 ₽ в выходные, баня стоит 3 500 ₽ за сеанс.
| Месяц | Загрузка | Проживание, тыс. ₽ | Баня и чан, тыс. ₽ | Расходы, тыс. ₽ | Прибыль, тыс. ₽ |
|---|---|---|---|---|---|
| Январь | 45 % | 620 | 130 | 560 | 190 |
| Март | 25 % | 310 | 55 | 480 | −115 |
| Май | 50 % | 640 | 120 | 470 | 290 |
| Июль | 85 % | 1 150 | 210 | 560 | 800 |
| Сентябрь | 45 % | 560 | 100 | 450 | 210 |
| Ноябрь | 20 % | 240 | 45 | 500 | −215 |
Что видно из свода. Первое: март и ноябрь убыточны, хотя средняя загрузка за год выглядит прилично. Без помесячного свода это незаметно до момента, когда на счёте не хватает денег на зарплату. Второе: расходы зимой выше летних, хотя гостей меньше: отопление домиков и бани. Третье: баня даёт 15–20 % выручки, и это аргумент сначала посчитать второй чан и только потом седьмой домик. Четвёртое: июль один закрывает убытки двух слабых месяцев с запасом. Как поднять межсезонье, читайте в статье о межсезонье на базе отдыха.
Цифры условные, ваш свод покажет свою картину. Главное: завести его с первого месяца и вносить оплаты сразу.
Когда таблица перестаёт работать
Таблица учёта надёжна, пока выполняются четыре условия. Как только одно из них нарушается, начинаются расхождения.
| Порог | Что ломается | Признак |
|---|---|---|
| Оплаты вносят двое и больше | Одну оплату вносят дважды или не вносит никто | Сумма в таблице не совпадает с банком на 5–10 % |
| Оплаты частями: предоплата, доплата, залог | Непонятно, кто сколько должен | Гость уехал, а доплату за баню никто не взял |
| Наличные на месте | Деньги не доходят до таблицы | Касса на ресепшен не сходится с записями |
| Больше 80–100 броней в месяц | Вносить вручную некогда, записи отстают на неделю | Свод за месяц готов к середине следующего |
Самое уязвимое место: связь «бронь → предоплата → доплата». В таблице доходов видно, что деньги пришли, но не видно, что гость ещё должен 12 000 ₽ и заезжает завтра. Эту связь и закрывает программа для броней: у каждой брони есть сумма, внесённая предоплата и остаток. Как владельцу контролировать деньги и наличные, читайте в статье о контроле денег на базе отдыха.
Отдельно о наличных. На многих базах отдыха баню, дрова, прокат и доплату за гостя оплачивают на месте наличными. Эти деньги попадают в учёт хуже всего: администратор кладёт их в ящик, записывает вечером, если не забудет, а владелец узнаёт сумму в конце месяца. Минимальное правило: любые наличные проходят через кассу и в тот же день записываются в доходы с привязкой к брони. Ещё лучше предложить гостю оплату по ссылке или СБП прямо на месте: деньги сразу видны в учёте.
Что берёт на себя программа, а что остаётся в таблице
Программа для броней и таблица учёта решают разные задачи и хорошо дополняют друг друга.
В Опушке раздел «Брони и оплаты» показывает, кто оплатил и сколько осталось по каждой брони. Кнопка «Напомнить» отправляет гостю ссылку на доплату в Telegram, WhatsApp, СМС или на почту. Предоплата идёт на вашу кассу (Робокассу или ЮKassa) или переводом по реквизитам и сразу приходит на ваш счёт. Журнал изменений показывает, кто поменял цену или бронь. Утренняя сводка приходит владельцу с заездами, выездами, долгами и задачами, а AI-управляющий отвечает на вопросы своими словами: «кто заезжает на этой неделе и кто не доплатил?».
Помесячный свод и расходы удобно вести в таблице. Рабочая схема: брони, предоплаты и доплаты ведутся в программе, где их не потерять, а в таблицу раз в неделю переносятся итоги поступлений и все расходы.
Как навести порядок в учёте: пошагово
- Скачайте шаблон и заполните справочник: домики, услуги, статьи, каналы.
- Перенесите поступления за текущий месяц из банка и кассы. Одна оплата записывается одной строкой.
- Перенесите расходы за месяц с отметкой «постоянный» или «переменный».
- Сверьте с банком. Сумма доходов в таблице и поступления на счёт должны совпасть.
- Назначьте одного ответственного за внесение оплат или переведите брони и оплаты в программу.
- Уберите наличные из серой зоны. Любые наличные проводите через кассу и в учёт в тот же день. Чек по закону № 54-ФЗ нужен и при оплате наличными, и при оплате картой.
- Раз в неделю 15 минут на свод. Посмотрите прибыль месяца и сравните с прошлым годом.
- Раз в сезон пересмотр. Какие статьи выросли, какие домики отстают, что изменить в ценах.
Учёт полезен, только если на него смотрят. Владелец, который каждый день проверяет банк, выписку кассы и таблицу, тратит на это полчаса и всё равно не видит главного: кто заезжает сегодня и не доплатил, сколько броней пришло за ночь. Удобнее, когда эта картина приходит сама. Утренняя сводка Опушки показывает заезды, выезды, долги гостей и задачи на день, а на вопрос своими словами (например, «кто не доплатил за выходные?») AI-управляющий отвечает по броням и оплатам. Помесячный свод при этом остаётся в таблице раз в неделю.
Налоги в учёте: на что обратить внимание
Ведите в своде отдельные строки для проживания и для услуг. С 2026 года упрощенцы с доходом выше 20 млн ₽ в год платят НДС, и проживание в объекте из реестра средств размещения может облагаться по ставке 0 %, а баня, чан и питание по обычным правилам. Об условиях нулевой ставки говорится в разъяснении ФНС. Если в учёте всё лежит одной суммой, разделить её задним числом будет сложно.
Комиссии площадок и эквайринга записывайте отдельной статьёй расходов, выручку оставляйте полной: так видно, сколько на самом деле стоит каждый канал продаж.
Если хотите посмотреть, как брони и доплаты вашей базы будут выглядеть в одном списке без расхождений с банком, оставьте заявку, и мы соберём кабинет на ваших данных.
Частые вопросы
Чем управленческий учёт отличается от КУДиР?
КУДиР считается налоговым документом по установленной форме, в нём учитываются доходы и расходы для расчёта налога. Управленческий учёт ведётся для владельца в удобной форме: по домикам, услугам, каналам и месяцам. Он нужен для решений владельца, и его форма ничем не ограничена.
Записывать доход по дате оплаты или по дате заезда?
Для сверки с банком по дате оплаты. Если хотите видеть выручку по месяцам проживания, добавьте в таблицу поле «месяц заезда» и стройте свод по нему. Главное: выбрать один принцип и не смешивать.
Как учитывать предоплату за бронь на следующий год?
Записывайте в доходы в день поступления с пометкой брони. В своде по месяцам она попадёт в месяц оплаты. Если важно видеть деньги будущих периодов, ведите отдельную колонку «за какой месяц», чтобы не принять зимние предоплаты за летнюю прибыль.
Когда переходить с таблицы на программу?
Когда оплаты вносят несколько человек, когда гости платят частями и когда броней больше 80–100 в месяц. Тогда в таблице начинаются расхождения с банком. Программа для броней берёт на себя связку «бронь → предоплата → доплата», а свод расходов можно оставить в таблице.
Можно ли вести учёт базы отдыха бесплатно?
Да, шаблон выше бесплатный и работает в Excel и Google Таблицах. Платить имеет смысл за то, что экономит время и предотвращает потери: программу для броней и оплат, бухгалтерский сервис для налоговой отчётности.
Какие показатели смотреть каждую неделю?
Выручку за неделю в сравнении с той же неделей прошлого года, загрузку будней и выходных отдельно, сумму долгов гостей перед заездом и крупные расходы. Раз в месяц смотрите прибыль и рентабельность по своду, долю допуслуг и стоимость каждого канала продаж с учётом комиссий.
