Коротко
- Онлайн-касса означает кассовый аппарат или облачный сервис, который формирует чек и передаёт его в налоговую через оператора фискальных данных. Нужна ИП и организациям на любой системе налогообложения, кроме случаев-исключений из статьи 2 закона 54-ФЗ.
- На онлайн-предоплату чек отправляют гостю в электронном виде в момент оплаты. Обычно это делает облачная касса платёжного сервиса.
- При заезде пробивается второй чек «полный расчёт» с зачётом ранее внесённой суммы. Если остаток платится на месте, в этот же чек попадает доплата.
- На перевод по реквизитам чек нужно сформировать не позднее следующего рабочего дня и до оказания услуги.
- За неприменение кассы ИП грозит штраф от четверти до половины суммы расчёта, но не меньше 10 тыс. ₽, организации от трёх четвертей до полной суммы, но не меньше 30 тыс. ₽.
Нужна ли онлайн-касса базе отдыха
Главное правило записано в статье 1.2 закона 54-ФЗ: контрольно-кассовая техника применяется в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при расчётах, кроме случаев, которые закон прямо перечисляет. Расчёт по закону означает любое получение денег за товары и услуги, наличными или безналично.
Для загородного объекта это означает: если вы зарегистрированы как ИП или ООО и берёте с гостей деньги за проживание, баню, чан, прокат или питание, касса нужна. Неважно, на какой системе налогообложения вы работаете: УСН, патент или общая. Неважно и то, как гость платит: наличными, картой, по СБП или переводом. Пункт 2.2 той же статьи прямо распространяет обязанность на оплату через систему быстрых платежей.
Онлайн-касса бывает двух видов:
- Физическая касса на ресепшене. Аппарат с фискальным накопителем, чипом, который хранит и подписывает чеки. Регистрируется в налоговой через личный кабинет на сайте ФНС, подключается к оператору фискальных данных (ОФД), который передаёт чеки в налоговую.
- Облачная касса. Та же касса, только стоит в дата-центре сервиса и пробивает чеки на онлайн-оплаты. У платёжных сервисов есть свои: у Робокассы это Робочеки, у ЮKassa «Чеки от ЮKassa». Для Робочеков, например, не нужно покупать и регистрировать свою кассу. Условия других сервисов уточняйте в договоре.
У многих баз отдыха работают обе: облачная для онлайн-предоплат и физическая или смарт-терминал для расчётов на месте. Так можно: несколько касс регистрируются на одного владельца.
Признаки способа расчёта: что пишется в чеке
В каждом чеке есть реквизит «признак способа расчёта». Он показывает, на каком этапе находится сделка: гость заплатил вперёд, частично или услуга уже оказана. Для базы отдыха важны пять признаков.
| Признак | Когда применять на базе отдыха |
|---|---|
| Предоплата 100 % | Гость оплатил всю стоимость брони заранее, домик и даты известны |
| Предоплата | Гость внёс часть стоимости, например 30 % или первую ночь, домик и даты известны |
| Аванс | Деньги получены, но конкретная услуга не определена: подарочный сертификат на любую дату, депозит под будущий корпоратив без выбранных домиков |
| Полный расчёт | Услуга оказана и оплачена полностью, в том числе с зачётом ранее внесённой предоплаты |
| Частичный расчёт и кредит | Гость заселился и доплатит позже, например компания по счёту после выезда |
Алгоритм ФНС описывает в ответах на частые вопросы о ККТ: при предоплате формируются два чека. Первый в момент получения денег, с признаком «предоплата 100 %», «предоплата» при неполной оплате или «аванс», если позиции неизвестны. Второй при передаче товара или оказании услуги, с признаком «полный расчёт» и указанием ранее уплаченной суммы.
Для базы отдыха моментом «передачи» обычно считают заезд, когда гость начинает получать услугу. Некоторые бухгалтеры пробивают второй чек в день выезда. Выберите один вариант вместе с бухгалтером и применяйте его ко всем броням одинаково.
Сценарии загородного объекта по шагам
Разберём, какие чеки пробивать в типичных ситуациях. В примерах объект работает как ИП на УСН и не платит НДС.
Предоплата на сайте и доплата при заезде
Гость бронирует домик на две ночи за 20 000 ₽ и вносит 30 % онлайн по ссылке.
- Оплата на сайте, 6 000 ₽. Облачная касса платёжного сервиса формирует чек «предоплата» на 6 000 ₽ и отправляет его гостю на почту или телефон в момент оплаты. Так требует пункт 5 статьи 1.2: при расчётах в интернете чек передаётся в электронной форме.
- Заезд, доплата 14 000 ₽ картой на терминале. На кассе ресепшена пробивается чек «полный расчёт» на 20 000 ₽, где 6 000 ₽ указаны как ранее внесённая предоплата, а 14 000 ₽ как оплата картой сейчас. Чек печатается или отправляется гостю.
Полная предоплата онлайн
Гость оплачивает все 20 000 ₽ при брони.
- Оплата на сайте. Чек «предоплата 100 %» на 20 000 ₽ от облачной кассы.
- Заезд. Чек «полный расчёт» на 20 000 ₽ с зачётом всей суммы предоплаты. Новых денег гость не платит, но чек всё равно формируется: это зачёт предоплаты. Его можно отправить гостю в электронном виде без печати.
Баня или чан на месте
Гость уже живёт в домике и решает взять баню на вечер за 3 500 ₽, платит наличными. Это отдельная услуга, которой не было в брони, поэтому нужен один чек «полный расчёт» на 3 500 ₽ в момент оплаты. Если баня была включена в бронь и оплачена в предоплате, её строка просто входит в чек полного расчёта при заезде.
Перевод по реквизитам или по номеру телефона
Гость переводит предоплату 6 000 ₽ на расчётный счёт ИП. Касса на месте не участвует, гость с вами не взаимодействует. Для таких расчётов пункт 5.3 статьи 1.2 даёт срок: чек формируется не позднее рабочего дня, следующего за днём расчёта, и передаётся гостю, но не позднее момента оказания услуги. На практике администратор утром смотрит выписку и пробивает чеки «предоплата» на вчерашние переводы.
Перевод на личную карту владельца сути не меняет: если деньги получены за услугу ИП, это расчёт, и чек нужен. К тому же такой способ несёт банковские риски, о них подробно в статье о том, как принимать предоплату онлайн.
Чтобы утром не гадать, за какую бронь пришёл перевод и сколько гость должен при заезде, удобно видеть оплаты рядом с бронями: кто оплатил и сколько осталось.
Отмена и возврат предоплаты
Гость отменил бронь, по правилам ему возвращается 6 000 ₽. Пробивается чек «возврат прихода» с тем же признаком, что и исходный: «предоплата» на 6 000 ₽. Если предоплата шла через платёжный сервис с облачной кассой, чек возврата обычно формируется автоматически при возврате через кабинет. Если гость отменил бронь в день заезда и объект по Правилам № 1912 удерживает плату за сутки, порядок оформления удержанной суммы согласуйте с бухгалтером.
Таблица: какие чеки на одну бронь
Условный пример. База отдыха на 8 домиков под Тюменью, ИП на УСН без НДС. Бронь: домик на 2 ночи за 18 000 ₽, баня 3 000 ₽ в составе брони, предоплата 30 % онлайн, остаток при заезде. Вечером гость докупает чан за 2 500 ₽.
| Шаг | Когда | Сумма | Признак расчёта | Какая касса |
|---|---|---|---|---|
| 1. Предоплата по ссылке | В момент оплаты | 6 300 ₽ (30 % от 21 000 ₽) | Предоплата | Облачная касса платёжного сервиса |
| 2. Доплата при заезде картой | В момент заезда | 21 000 ₽, из них 6 300 ₽ зачтено, 14 700 ₽ картой | Полный расчёт | Касса на ресепшене |
| 3. Чан на месте наличными | В момент оплаты | 2 500 ₽ | Полный расчёт | Касса на ресепшене |
| Если гость отменит бронь до заезда | В момент возврата | 6 300 ₽ | Возврат прихода, предоплата | Облачная касса сервиса |
Итого за бронь три чека и 23 500 ₽ выручки. За месяц в сезон с 60 бронями это 150–180 чеков. Каждый пропущенный чек означает отдельный эпизод для штрафа, поэтому важно, чтобы сам процесс не позволял забыть: оплата по ссылке сразу даёт первый чек, а заезд без доплаты не закрывается, пока не пробит второй.
Кто может работать без кассы
Исключения перечислены в статье 2 закона 54-ФЗ. Для загородных объектов реально применимы три.
Самозанятые. Пункт 2.2 статьи 2: плательщики налога на профессиональный доход не применяют ККТ. Чек формируется в приложении «Мой налог» на каждое поступление и передаётся клиенту. Посуточная сдача жилья прямо названа на сайте ФНС о самозанятых среди подходящих видов деятельности. Ограничения: доход до 2,4 млн ₽ в год и нельзя нанимать работников по трудовому договору. Хозяину одного-двух гостевых домиков это подходит, базе отдыха с администратором и горничными не подходит. Подробнее, кого и как можно оформить на этом режиме, читайте в статье о самозанятых на базе отдыха.
ИП на патенте по отдельным видам деятельности. Пункт 2.1 статьи 2 разрешает ИП на патентной системе работать без кассы по закрытому перечню видов деятельности со ссылками на подпункты статьи 346.43 Налогового кодекса при условии, что клиенту выдаётся документ с реквизитами, похожими на реквизиты чека. В перечень входит сдача в аренду собственных или арендованных жилых помещений. Применимо ли это к вашему объекту, зависит от того, что именно вы продаёте: аренда дома и услуги базы отдыха с баней, питанием и уборкой относятся к разным видам деятельности. Это решение стоит принимать только с бухгалтером.
Отдалённые и труднодоступные местности. Пункт 3 статьи 2: объект в населённом пункте из регионального перечня отдалённых местностей может не применять кассу, если по требованию гостя выдаёт подписанный документ о расчёте. Города, районные центры и посёлки городского типа под исключение не попадают. Перечень утверждает регион и публикует на своём сайте. Проверьте, есть ли там ваш населённый пункт.
Отдельно о бланках строгой отчётности (БСО). Раньше услуги населению можно было оформлять типографскими бланками без кассы. Сейчас БСО по закону означает документ, сформированный автоматизированной системой для бланков строгой отчётности, то есть той же контрольно-кассовой техникой. Бумажная квитанция из типографии кассу не заменяет.
Как выбрать кассу для загородного объекта
Решение зависит от того, как гости платят и где у вас есть интернет.
- Посчитайте, какие оплаты идут онлайн, а какие на месте. Если почти все предоплаты по ссылке, а остаток на месте, нужны облачные чеки платёжного сервиса и касса на ресепшене.
- Проверьте облачные чеки у своего платёжного сервиса. У Робокассы Робочеки входят в тариф и поддерживают второй чек при предоплате. У ЮKassa на странице тарифов для новых клиентов указано «2,8 % + 1 % за чек» при подключении их сервиса чеков.
- Выберите кассу на месте. Стационарный аппарат на ресепшене, переносная касса или смарт-терминал с фискальным накопителем. Для объекта с одной точкой продаж обычно хватает одного аппарата.
- Проверьте связь. Онлайн-кассе нужен интернет, чтобы передавать чеки. Если на территории связь пропадает, касса копит чеки и отправляет их, когда сеть появится, но долго без связи она работать не будет. В местностях без связи из регионального перечня есть отдельный режим без передачи данных.
- Зарегистрируйте кассу и договор с ОФД. Через личный кабинет на сайте ФНС, обычно это занимает один день.
- Настройте позиции. Проживание, баня, чан, питание, прокат, доплата за гостя должны идти отдельными строками с правильной ставкой НДС или пометкой «без НДС». Если вы работаете с НДС, проживание и допуслуги могут облагаться по разным ставкам, поэтому позиции лучше разделить с самого начала. Какой налоговый режим выбрать, разобрано в материале о налогах базы отдыха.
- Проведите тестовую бронь. Предоплата по ссылке, заезд с доплатой, возврат. Проверьте, что в личном кабинете ОФД видны все три чека с правильными признаками.
Штрафы за неприменение кассы
Ответственность установлена статьёй 14.5 КоАП. ИП по этой статье отвечают как должностные лица.
| Нарушение | Часть ст. 14.5 | ИП и должностные лица | Организации |
|---|---|---|---|
| Расчёт без кассы | Часть 2 | От 1/4 до 1/2 суммы расчёта, не меньше 10 000 ₽ | От 3/4 до полной суммы расчёта, не меньше 30 000 ₽ |
| Повторно, если сумма без кассы от 1 млн ₽ | Часть 3 | Для должностных лиц дисквалификация на 1–2 года, для ИП приостановление деятельности до 90 суток | Приостановление деятельности до 90 суток |
| Касса с нарушением порядка регистрации или применения | Часть 4 | Предупреждение или 1 500–3 000 ₽ | Предупреждение или 5 000–10 000 ₽ |
| Чек не отправлен гостю в электронном виде или не выдан на бумаге по требованию | Часть 6 | Предупреждение или 2 000 ₽ | Предупреждение или 10 000 ₽ |
Посчитаем на условном примере. ИП не пробил чек на предоплату 6 000 ₽ по переводу. Четверть суммы равна 1 500 ₽, но минимальный штраф составляет 10 000 ₽. Если за сезон таких переводов набралось на 800 тыс. ₽ и налоговая это установила, штраф для ИП составит от 200 до 400 тыс. ₽.
У статьи есть примечание: от ответственности освобождают, если вы сами письменно сообщили в налоговую о нарушении или пробили чек коррекции до того, как налоговая узнала о нём, и одновременно выполнили ряд условий. Поэтому если обнаружили пропущенные чеки, их стоит исправить сразу, вместе с бухгалтером.
Частые ошибки с чеками на базе отдыха
- Один чек на предоплату, второго нет. Предоплату пробили, а при заезде гость доплатил наличными «без чека». В итоге в налоговой видно 30 % выручки.
- Признак «полный расчёт» на предоплату. Платёжный сервис по умолчанию настроен на «полный расчёт», и все онлайн-предоплаты уходят с этим признаком. Проверьте настройку в кабинете сервиса.
- Чек на перевод пробивают в конце месяца. Срок: следующий рабочий день и до заезда гостя.
- Баня в общей строке «проживание». При проверке и при расчёте НДС сложно разделить выручку. Каждая услуга должна идти своей позицией.
- Касса на ресепшене не видит брони. Администратор не знает, сколько гость уже внёс, и пробивает доплату на неверную сумму.
Как Опушка помогает с чеками
Предоплата по ссылке идёт на кассу объекта (Робокассу или ЮKassa) или переводом по реквизитам, а чек на онлайн-оплату формирует касса или сервис чеков вашего платёжного агрегатора. Что даёт кабинет: в разделе «Брони и оплаты» видно, кто оплатил и сколько осталось, поэтому при заезде администратор знает точную сумму доплаты для второго чека. Кнопка «Напомнить» отправляет гостю ссылку на оплату в Telegram, WhatsApp, СМС или на почту. Баня и чан стоят в шахматке отдельными строками, и их легко не забыть при расчёте на месте.
Если хотите посмотреть, как брони, предоплаты и остатки будут выглядеть на вашем объекте, оставьте заявку, соберём кабинет на ваших домиках.
Частые вопросы
Нужна ли касса, если все гости платят только онлайн?
Да, если вы ИП или ООО и не попадаете под исключения статьи 2 закона 54-ФЗ. Но отдельный аппарат при этом не нужен: облачная касса платёжного сервиса пробьёт чеки на онлайн-оплаты. Касса на месте понадобится, как только появятся доплаты, баня или прокат с оплатой на территории.
Какой признак ставить на предоплату 30 %?
«Предоплата», если домик и даты известны. «Предоплата 100 %» ставится, когда гость оплатил всю бронь заранее. «Аванс» ставят, когда услуга ещё не определена, например подарочный сертификат на проживание без конкретных дат.
Обязательно ли пробивать второй чек, если гость оплатил всё заранее?
Да. По разъяснениям ФНС при предоплате формируются два чека: первый при получении денег, второй с признаком «полный расчёт» при оказании услуги, с указанием ранее внесённой суммы. Новых денег во втором чеке нет, но он закрывает предоплату.
Можно ли базе отдыха работать на патенте без кассы?
Только по видам деятельности из перечня пункта 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ и с выдачей клиенту документа о расчёте. В перечень входит сдача в аренду жилых помещений, но услуги базы отдыха с баней, питанием и уборкой могут под него не подпадать. Решение принимайте вместе с бухгалтером и налоговым консультантом.
Что делать, если чеки за прошлые месяцы не пробивались?
Пробить чеки коррекции на пропущенные суммы и при необходимости письменно сообщить в налоговую. По примечанию к статье 14.5 КоАП это освобождает от штрафа, если налоговая ещё не знала о нарушении и соблюдены остальные условия. Сделайте это с бухгалтером, чтобы правильно оформить суммы и даты.
Нужен ли чек самозанятому, который сдаёт домик посуточно?
Касса самозанятому не нужна, но чек на каждое поступление формируется в приложении «Мой налог» и передаётся гостю. Режим действует при доходе до 2,4 млн ₽ в год и без наёмных работников по трудовому договору.
