Коротко
- Счёт гостя собирается с момента брони: проживание и заранее заказанные услуги вносятся сразу, допуслуги на месте вносятся в момент заказа.
- Основные потери при ручном учёте: забытая баня, неучтённый поздний выезд, лишний гость и кафе «запишите на домик».
- Закрывать счёт лучше накануне выезда: гость видит сумму вечером, утром оплачивает за минуту, очереди на ресепшене нет.
- Предоплата, доплата на месте и допуслуги считаются разными расчётами, и на каждый нужен кассовый чек.
- Проживание и допуслуги облагаются НДС по-разному. Если вы платите НДС, их нужно разделять в счёте и в чеках.
Что такое счёт гостя и зачем он нужен
В гостиничном деле счёт гостя называют фолио (от английского folio, лист). Это список всех начислений и оплат по брони: что гость получил, сколько это стоит, сколько он уже заплатил и сколько остаётся.
На загородном объекте счёт сложнее, чем кажется. Гость приехал на три ночи, в первый вечер взял баню, во второй чан, каждое утро завтракал, в субботу привёз друга, в воскресенье попросил выехать в 16:00. За каждым из этих действий стоят деньги. Если они записаны на бумажке, в тетради и в голове у истопника, к выезду собрать сумму без ошибок трудно.
Зачем это владельцу:
- Деньги не теряются. Каждая услуга записана в момент заказа.
- Нет споров при выезде. Гость видит расшифровку и не удивляется сумме.
- Понятна выручка по услугам. Сколько приносит баня, чан, кафе, видно по фактическим данным.
- Быстрый выезд. Счёт готов заранее, оплата занимает минуту.
Пример счёта: 3 ночи, баня, чан и завтраки
Условный пример. База отдыха под Владимиром. Семья из трёх человек, домик на четверых, с пятницы по понедельник, 3 ночи. В субботу приезжает друг семьи на одну ночь.
| Дата | Начисление | Кол-во | Цена | Сумма |
|---|---|---|---|---|
| Пт | Проживание, домик «Берёза», ночь пятницы | 1 | 9 000 ₽ | 9 000 ₽ |
| Сб | Проживание, ночь субботы | 1 | 9 000 ₽ | 9 000 ₽ |
| Вс | Проживание, ночь воскресенья (будний тариф) | 1 | 6 500 ₽ | 6 500 ₽ |
| Пт | Баня, 2 часа | 1 | 3 500 ₽ | 3 500 ₽ |
| Сб | Чан, 2 часа | 1 | 4 000 ₽ | 4 000 ₽ |
| Сб–Пн | Завтраки, 3 гостя × 3 утра | 9 | 450 ₽ | 4 050 ₽ |
| Сб | Доплата за дополнительного гостя, 1 ночь | 1 | 1 500 ₽ | 1 500 ₽ |
| Вс | Завтрак для доп. гостя | 1 | 450 ₽ | 450 ₽ |
| Сб | Кафе: ужин, по чеку | 1 | 3 200 ₽ | 3 200 ₽ |
| Пн | Поздний выезд до 16:00 | 1 | 2 000 ₽ | 2 000 ₽ |
| Итого начислено | 43 200 ₽ | |||
| Пт, при брони | Предоплата 30 % от проживания и бани | −8 400 ₽ | ||
| Сб | Оплата ужина в кафе на месте | −3 200 ₽ | ||
| К оплате при выезде | 31 600 ₽ |
На этом примере видно, сколько строк набирается за три дня. Проживание стоит 24 500 ₽, остальное 18 700 ₽, то есть почти 43 % счёта приходится на услуги. Если забыты хотя бы две позиции, например чан и поздний выезд, объект теряет 6 000 ₽ с одной брони, а это почти ночь проживания.
Где теряются услуги при ручном учёте
| Где теряется | Как это происходит | Как закрыть |
|---|---|---|
| Баня и чан, заказанные на месте | Истопник растопил, деньги «потом», в бронь не внесли | Баня и чан бронируются как отдельная строка в системе, задача истопнику возникает из брони |
| Доплата за лишнего гостя | Друг приехал на ночь, администратор не заметил или «по-дружески» не взял | Правило: каждый гость на территории внесён в бронь; доплата в прайсе |
| Поздний выезд и ранний заезд | Гость попросил, администратор разрешил, в счёт не внёс | Фиксированная цена в правилах, добавляется в бронь до согласия |
| Кафе «на домик» | Официант записал на бумажке, бумажка потерялась | Кафе оплачивается сразу или записывается в счёт брони в момент заказа |
| Дрова, мангал, прокат | Мелкие суммы, «да ладно» | Прайс на ресепшене, учёт в счёте |
| Завтраки на больше гостей | Заказали на троих, ели четверо | Количество завтраков привязано к числу гостей в брони |
Общий принцип: услуга вносится в счёт в момент заказа, даже если оплата будет позже. Тогда к выезду не нужно ничего вспоминать.
Как вести счёт с момента брони: пошагово
- При брони внесите проживание и заказанные услуги. Ночи с ценами по дням (выходные и будни отдельно), баню, чан, завтраки, доплату за гостей. Удобно, когда гость сам выбирает услуги при онлайн-бронировании.
- Примите предоплату. Она отражается в счёте как оплата, остаток пересчитывается.
- При заезде сверьте состав. Сколько гостей приехало, нужны ли ещё услуги. Изменения сразу вносите в счёт.
- Во время проживания добавляйте каждую услугу в момент заказа. Баня на завтра, чан, поздний выезд, кафе.
- Накануне выезда отправьте гостю расшифровку и сумму к доплате. Приложите ссылку на оплату: многие оплатят вечером.
- В день выезда примите остаток. Картой, по QR или по ссылке. Проверьте, что в счёте ноль.
- Пробейте чеки. На каждый расчёт нужен свой чек с правильными признаками.
Онлайн-бронирование с выбором услуг сразу снимает половину работы: баня, чан и завтраки попадают в бронь без участия администратора. Как настроить почасовую запись в баню, рассказываем в статье об онлайн-записи в баню и на чан.
Как закрыть счёт до выезда
Утро выезда считается самым неудачным временем для расчёта. Гости собирают вещи, торопятся, в 12:00 выезжают пять домиков одновременно. Если в этот момент администратор начинает собирать сумму по бумажкам, образуется очередь и появляются ошибки.
Рабочая схема:
- Вечером накануне администратор проверяет счёт и отправляет гостю сообщение: «Добрый вечер. Ваш счёт к выезду: проживание оплачено частично, баня, чан, завтраки, поздний выезд, к оплате 31 600 ₽. Расшифровка ниже, оплатить можно по ссылке или завтра на ресепшене».
- Гость видит сумму заранее, задаёт вопросы, если что-то непонятно, и чаще всего оплачивает по ссылке.
- Утром остаётся только сдать ключи.
Этот же приём снимает споры. Вопрос «а за что 2 000 ₽?» решается вечером в спокойной переписке, без очереди за спиной.
В Опушке услуги (баня, чан, завтраки, доплата за гостя) входят в бронь: гость выбирает их на сайте при бронировании, а в шахматке баня и чан идут отдельными строками. В разделе броней и оплат видно, кто оплатил и сколько осталось, а кнопка «Напомнить» отправляет гостю ссылку на доплату в Telegram, WhatsApp, СМС или на почту. Деньги поступают на кассу объекта через Робокассу или ЮKassa или переводом по реквизитам. Ужин в кафе с отдельной кассой удобнее оплачивать на месте, сразу после заказа.
Чеки: сколько их и какие
Один счёт гостя обычно включает несколько расчётов, и на каждый по Федеральному закону № 54-ФЗ нужен кассовый чек с правильным признаком способа расчёта.
| Расчёт | Признак в чеке | Когда |
|---|---|---|
| Предоплата при брони | «Предоплата» (частичная) или «Предоплата 100 %» | В момент получения денег, обычно онлайн |
| Оплата кафе на месте | «Полный расчёт» | Сразу после заказа |
| Доплата при выезде | «Полный расчёт» с зачётом предоплаты | При окончательной оплате |
| Возврат при отмене | «Возврат прихода» | При возврате денег гостю |
Гость может попросить один общий документ на всё проживание, например для отчёта перед работодателем. Для этого формируют счёт-расшифровку с перечнем услуг и суммами, а кассовые чеки остаются по каждому расчёту. Подробнее о кассе для загородного объекта и чеках на предоплату читайте в статье об онлайн-кассе для базы отдыха.
Проживание и услуги: почему их разделять
Если объект работает на общей системе или на УСН с доходом выше 20 млн ₽ в год, он платит НДС. Здесь проживание и допуслуги облагаются по-разному. Услуги проживания в средствах размещения, включённых в реестр, облагаются по ставке 0 %, ФНС разъясняет условия применения нулевой ставки. Баня, чан, питание и прокат облагаются по обычным ставкам или по пониженным ставкам для упрощенцев.
Отсюда практическое правило: даже если вы продаёте «пакет выходного дня» за одну сумму, внутри счёта и в чеке проживание и услуги лучше указывать отдельными позициями. Конкретную схему стоит согласовать с бухгалтером. Общие вопросы налогового режима разобраны в статье о налогах для базы отдыха.
Второе правило касается прав гостя. По статье 16 Закона о защите прав потребителей нельзя обусловливать одну услугу обязательной покупкой другой и включать в счёт услуги, на которые гость не давал согласия. Завтраки, баня и уборка «по умолчанию» должны быть или явно включены в цену при брони, или добавляться только по запросу гостя.
Счёт для компании и группы
Корпоративный заезд или компания друзей на несколько домиков усложняют счёт: платят разные люди, разными способами, за разные позиции.
Компания друзей. Обычно каждая пара платит за свой домик, а общие услуги (баню, чан, ужин) делят. Удобнее вести отдельную бронь на каждый домик, а общие услуги записать в бронь организатора. Тогда каждый видит свою сумму, а спор «кто сколько должен за баню» решается внутри компании без администратора.
Корпоратив. Компания платит по счёту на реквизиты, иногда частями: предоплата и окончательный расчёт после мероприятия. Бухгалтерии заказчика нужны документы: договор, счёт, акт оказанных услуг, а для подотчётных сотрудников ещё и кассовые чеки. Список документов стоит уточнить у заказчика до заезда.
Смешанная оплата. Компания оплачивает проживание и банкет, а бар и прокат сотрудники оплачивают сами. В счёте это разные позиции с разными плательщиками. Договоритесь заранее, что входит в счёт компании, и предупредите гостей на заезде, что личные услуги оплачиваются на месте.
Правило для всех групповых случаев одно: до заезда на бумаге должно быть ясно, кто за что платит. Подробнее о продаже и организации корпоративных заездов читайте в статье о корпоративах на базе отдыха.
Типичные ошибки
- Счёт собирается в день выезда. Очередь, ошибки, забытые услуги.
- Одна сумма без расшифровки. Гость спорит, потому что не понимает, за что платит.
- Услуги, которые гость не заказывал. Нарушение прав потребителя и плохой отзыв.
- Кафе на бумажке «на домик». Бумажка теряется, ужин остаётся неоплаченным.
- Нет связи между предоплатой и счётом. Администратор не помнит, сколько гость внёс, и пересчитывает по переписке.
- Один чек на всё в день выезда. Предоплата уже пробита, второй чек на полную сумму дублирует доход.
Если хотите посмотреть, как брони с услугами, оплаты и напоминания о доплате будут выглядеть на ваших домиках, оставьте заявку, соберём кабинет и покажем.
Частые вопросы
Что такое фолио гостя?
Фолио означает счёт гостя: все начисления и оплаты по одной брони. Проживание по ночам, услуги, доплаты и оплаты против них. В конце проживания сумма к оплате должна быть равна нулю.
Как выставить гостю общий счёт за проживание и услуги?
Ведите все начисления в одной брони с момента заказа, а накануне выезда отправьте гостю расшифровку и сумму к доплате со ссылкой на оплату. Если гостю нужен документ для работодателя, сформируйте счёт-расшифровку с перечнем услуг, а кассовые чеки оставьте по каждому расчёту.
Нужно ли пробивать отдельный чек на баню и кафе?
Если баня или кафе оплачиваются сразу на месте, то да: отдельным чеком в момент оплаты. Если они записаны в счёт брони и оплачиваются при выезде, их включают позициями в чек окончательного расчёта.
Как не забыть услуги, заказанные на месте?
Добавлять их в бронь в момент заказа, даже если гость заплатит при выезде. Лучше всего, когда услуга сразу создаёт задачу исполнителю: истопник видит баню в своих задачах, только если она внесена в бронь, и неучтённую баню просто никто не растопит.
Что делать, если гость не согласен с суммой счёта?
Показать расшифровку по строкам с датами. Если есть спорная позиция (например, поздний выезд, о цене которого гостя не предупредили), разумнее уступить и поправить правила, чем получить плохой отзыв. Отправка счёта накануне выезда снимает большую часть таких споров.
